Crowd control management untuk event adalah praktik manajemen dan pengendalian kerumunan untuk memastikan keamanan dan ketertiban selama acara. Ini mencakup perencanaan, pengaturan, dan pengawasan peserta dari awal hingga akhir acara. Dengan menerapkan crowd control event management yang efektif sangat penting untuk memastikan keamanan, kenyamanan, dan kelancaran jalannya acara. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan :
- Perencanaan Awal yang Matang
- Pahami karakteristik acara: Identifikasi jenis acara, target audiens, dan jumlah peserta yang diharapkan.
- Lokasi: Pastikan kapasitas lokasi sesuai dengan jumlah peserta dan memiliki akses keluar-masuk yang memadai.
- Izin dan regulasi: Pastikan semua izin terkait keamanan acara sudah didapatkan dari pihak berwenang.
- Menyusun Denah dan Alur Pergerakan
- Area masuk dan keluar: Rancang area pintu masuk dan keluar untuk meminimalkan kepadatan.
- Pemisahan zona: Bagi lokasi acara menjadi zona tertentu seperti area duduk, berdiri, food court, toilet, dan area VIP.
- Rambu dan jalur: Gunakan tanda dan jalur jelas untuk mengarahkan peserta, termasuk akses darurat.
- Pengelolaan Tiket dan Registrasi
- Tiket elektronik: Gunakan sistem registrasi event elektronik untuk mempercepat proses check-in seperti Askara Live
- Batch entry: Atur waktu masuk secara bertahap (misalnya berdasarkan kelompok tiket) untuk mencegah kerumunan.
- Keamanan dan Personel
- Tim keamanan profesional: Sediakan personel yang cukup untuk memantau kerumunan dan mengatasi situasi darurat.
- Koordinator lapangan: Tugaskan seseorang di setiap zona untuk memastikan kelancaran alur di area tersebut.
- Relawan: Jika memungkinkan, gunakan relawan untuk membantu mengarahkan peserta.
- Komunikasi Efektif
- Informasi sebelum acara: Kirim panduan kepada peserta mengenai lokasi, jadwal, dan peraturan acara.
- Pengeras suara dan layar: Gunakan pengeras suara atau layar besar untuk menyampaikan informasi secara real-time.
- Tim komunikasi internal: Pastikan semua personel memiliki perangkat komunikasi (radio HT atau aplikasi).
- Mekanisme Darurat
- Prosedur evakuasi: Siapkan jalur evakuasi dan latih tim untuk menangani situasi darurat.
- P3K dan paramedis: Pastikan ada tim medis yang siaga di lokasi acara.
- Kerja sama dengan otoritas lokal: Libatkan polisi, pemadam kebakaran, atau pihak terkait lainnya jika acara berskala besar.
- Pengawasan Real-Time
- CCTV dan drone: Gunakan teknologi seperti CCTV atau drone untuk memantau kepadatan kerumunan.
- Penghitungan jumlah peserta: Gunakan alat penghitung untuk memastikan kapasitas tidak terlampaui.
- Evaluasi Pasca Acara
- Tinjauan: Lakukan evaluasi untuk mengetahui apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan.
- Umpan balik: Mintalah pendapat peserta dan personel mengenai pengalaman mereka.
Dengan perencanaan yang tepat, pelaksanaan crowd control management dapat mengurangi risiko insiden dan meningkatkan pengalaman peserta selama acara berlangsung.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
