Peran teknologi dalam event MICE telah menciptakan mekanisme penyelenggaraan modern yang telah mengubah wajah industri ini. Dari perencanaan hingga pelaksanaan, teknologi telah memungkinkan penyelenggara acara untuk mempermudah proses, meningkatkan kualitas dan memastikan keberhasilan acara. Dengan terus memanfaatkan inovasi teknologi, industri MICE dapat terus berkembang dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi peserta serta mempertahankan posisinya sebagai salah satu sektor bisnis yang paling dinamis dan menarik. Berikut adalah beberapa cara teknologi dapat berkontribusi dalam berbagai aspek MICE:
- Perencanaan dan Pengelolaan Acara
- Platform Manajemen Acara: Sistem manajemen acara seperti Eventbrite atau Cvent membantu penyelenggara merencanakan, mengatur, dan melacak semua aspek acara, termasuk pendaftaran peserta, jadwal, dan logistik.
- Virtual Site Visit: Teknologi virtual reality (VR) memungkinkan penyelenggara dan peserta melakukan kunjungan lokasi secara virtual sebelum acara berlangsung.
- Pengalaman Peserta
- Aplikasi Acara: Aplikasi seluler memberikan informasi real-time tentang jadwal acara, peta lokasi, pembicara, dan notifikasi.
- Augmented Reality (AR): Memberikan pengalaman interaktif seperti panduan virtual, pameran digital, atau permainan interaktif di lokasi acara.
- Personalisasi: Dengan teknologi AI, penyelenggara dapat memberikan pengalaman yang lebih personal, seperti rekomendasi sesi atau pameran yang relevan berdasarkan preferensi peserta.
- Hybrid dan Virtual Events
- Platform Streaming dan Konferensi Online: Solusi seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Hopin memungkinkan acara diadakan dalam format hybrid atau sepenuhnya virtual, memperluas jangkauan audiens global.
- Interaksi Online: Fitur seperti polling langsung, Q&A, atau ruang breakout virtual menjaga keterlibatan peserta selama acara berlangsung.
- Peningkatan Jaringan (Networking)
- Aplikasi Jaringan: Teknologi seperti sistem registrasi event MICE menggunakan algoritma untuk mencocokkan peserta dengan minat atau tujuan serupa.
- Kartu Nama Digital: Alat berbasis teknologi NFC atau QR code memungkinkan peserta berbagi informasi kontak secara digital dengan cepat.
- Pengukuran dan Analisis
- Data Analytics: Teknologi big data membantu penyelenggara menganalisis data partisipasi, interaksi, dan umpan balik untuk meningkatkan acara di masa depan.
- Pelacakan Partisipasi: Teknologi RFID dan beacon digunakan untuk melacak kehadiran peserta dan pola pergerakan mereka di dalam lokasi acara.
- Sustainability
- Dokumen Digital: Mengurangi penggunaan kertas dengan menggantinya dengan dokumen digital.
- Manajemen Energi: Sensor pintar membantu memonitor penggunaan energi, sehingga lebih efisien dan ramah lingkungan.
- Keamanan dan Privasi
- Pengelolaan Data yang Aman: Sistem enkripsi memastikan data peserta terlindungi.
- Pengendalian Akses: Teknologi biometrik atau e-tiket pada saat registrasi memastikan hanya orang yang berwenang yang bisa mengakses area tertentu.
Teknologi bukan hanya mempermudah proses penyelenggaraan acara tetapi juga menciptakan pengalaman yang lebih mendalam, efisien, dan inklusif bagi semua pihak yang terlibat. Penyelenggara yang memanfaatkan teknologi secara optimal akan memiliki keunggulan kompetitif dalam industri MICE yang semakin berkembang.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
