Memilih vendor yang tepat untuk acara MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) adalah langkah penting untuk memastikan acara berjalan lancar dan sukses. Berikut adalah beberapa tips dalam memilih vendor untuk acara MICE:
- Tentukan Kebutuhan Acara dengan Jelas
- Buat daftar kebutuhan acara, seperti lokasi, katering, dekorasi, peralatan teknis (audio-visual-sistem registrasi), transportasi, atau dokumentasi.
- Pastikan Anda memahami konsep acara dan skala kebutuhan sebelum mulai mencari vendor.
- Cari Vendor Berpengalaman
- Pilih vendor yang memiliki pengalaman dalam menangani acara MICE serupa seperti Askara Live.
- Tinjau portofolio, ulasan, dan testimoni dari klien sebelumnya.
- Lakukan Penelitian dan Perbandingan
- Lakukan riset terhadap beberapa vendor yang potensial. Bandingkan layanan yang mereka tawarkan, kualitas, dan harga.
- Mintalah proposal dari beberapa vendor untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik.
- Pertimbangkan Reputasi Vendor
- Periksa reputasi vendor melalui ulasan online, forum, atau rekomendasi dari rekan kerja.
- Tanyakan apakah mereka memiliki pengalaman bekerja dengan klien besar atau acara serupa.
- Tinjau Ketersediaan dan Fleksibilitas
- Pastikan vendor tersedia pada tanggal acara Anda.
- Pilih vendor yang fleksibel dan mampu menangani perubahan atau kebutuhan mendesak.
- Evaluasi Layanan dan Kualitas
- Tinjau kualitas produk atau layanan yang ditawarkan, seperti rasa makanan (untuk katering) atau keandalan peralatan teknis (audio visual dan sistem registrasi event MICE).
- Jika memungkinkan, lakukan pertemuan langsung untuk memahami cara kerja vendor.
- Tinjau Penawaran Harga dengan Teliti
- Pastikan harga yang ditawarkan sesuai dengan anggaran acara Anda.
- Hindari memilih vendor hanya berdasarkan harga termurah—pastikan kualitas tetap terjamin.
- Periksa Legalitas dan Kontrak
- Pastikan vendor memiliki izin usaha resmi dan memahami regulasi terkait acara MICE.
- Baca kontrak kerja dengan seksama sebelum menandatangani, termasuk kebijakan pembatalan, biaya tambahan, dan syarat pembayaran.
- Komunikasi yang Baik
- Pilih vendor yang responsif dan mudah diajak berkomunikasi.
- Pastikan mereka memahami visi Anda untuk acara dan mampu memberikan solusi atas tantangan yang mungkin muncul.
- Minta Referensi dan Studi Kasus
- Mintalah referensi klien sebelumnya atau contoh acara yang pernah mereka tangani.
- Ini membantu Anda memahami standar kerja dan profesionalisme vendor.
- Gunakan Vendor Lokal Jika Memungkinkan
- Vendor lokal biasanya lebih memahami kebutuhan dan budaya setempat.
- Mereka juga bisa membantu meminimalkan biaya logistik.
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat memilih vendor yang tepat untuk memastikan acara MICE berjalan dengan sukses dan sesuai dengan harapan.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
