Penerapan Paperless System untuk registrasi event di industri MICE (Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions) bertujuan untuk membantu penyelenggara dapat menciptakan acara yang lebih modern, efisien, dan menarik perhatian peserta, khususnya generasi yang akrab dengan teknologi digital. Berikut adalah poin-poin penting terkait penerapannya :
Manfaat Paperless System dalam Registrasi Event MICE
- Efisiensi Operasional
- Mengurangi waktu dan tenaga dalam proses registrasi dengan sistem otomatis.
- Peserta dapat mendaftar secara online melalui aplikasi atau situs web, sehingga mengurangi antrian saat acara berlangsung.
- Ramah Lingkungan
- Mengurangi penggunaan kertas untuk formulir, tiket, brosur, dan dokumen lainnya.
- Membantu organisasi mencapai target keberlanjutan (sustainability goals).
- Kemudahan Akses dan Pengelolaan Data
- Informasi peserta dapat diakses secara real-time melalui platform digital.
- Mempermudah panitia dalam melacak jumlah peserta, kebutuhan logistik, dan komunikasi.
- Pengalaman Peserta yang Lebih Baik
- Peserta bisa mendapatkan konfirmasi registrasi, QR code, atau e-tiket secara langsung di perangkat mereka.
- Integrasi dengan aplikasi acara memudahkan peserta mendapatkan jadwal, lokasi, dan informasi lainnya.
- Keamanan Data
- Data peserta lebih terjaga dengan enkripsi dan kontrol akses dibandingkan dokumen fisik.
Langkah Implementasi Paperless System
- Pemilihan Platform Registrasi
Pilih sistem registrasi berbasis web atau aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan acara. - Integrasi Teknologi
- Gunakan QR code atau NFC untuk akses masuk peserta.
- Sistem dapat diintegrasikan dengan teknologi lain seperti pembayaran digital, manajemen tiket, atau aplikasi event.
- Sosialisasi kepada Peserta
- Berikan panduan cara menggunakan sistem registrasi event MICE.
- Sediakan layanan bantuan bagi peserta yang kurang paham teknologi.
- Evaluasi Sistem
- Lakukan uji coba sebelum acara untuk memastikan sistem berjalan lancar.
- Minta feedback dari peserta untuk perbaikan di masa depan.
Contoh Teknologi Pendukung
- Event Management Software : Eventbrite, Cvent, atau Hubilo.
- Aplikasi Mobile : Aplikasi khusus untuk registrasi dan panduan acara.
- Kios Digital : Self-check-in untuk peserta yang tidak mendaftar sebelumnya.
Dengan sistem ini informasi atau data undangan bisa dilihat secara real time, cepat dan akurat, karena dapat di akses secara online dimana saja dan kapan saja sehingga dapat menghemat waktu, biaya dan sumber daya manusia. Dalam penerapan sistem ini juga membantu penyelenggara meningkatkan efisiensi, ramah lingkungan, dan menarik perhatian peserta, khususnya generasi yang akrab dengan teknologi digital.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
