Proses registrasi event MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) yang efisien dan lancar sangat penting untuk memastikan pengalaman yang positif bagi peserta. Berikut adalah lima cara untuk merencanakan proses registrasi event MICE:
- Gunakan Teknologi Registrasi Event Online
- Platform Registrasi: Gunakan platform registrasi event MICE yang user-friendly, seperti Askara Live atau software khusus sistem registrasi event MICE. Ini mempermudah pendaftaran awal dan pengelolaan data peserta.
- Fitur Integrasi: Pastikan platform mendukung integrasi dengan email untuk mengirimkan konfirmasi otomatis, QR code tiket, dan informasi penting lainnya.
- Keamanan Data: Pilih platform yang memastikan data peserta terlindungi.
- Buat Tahapan Sistem Registrasi yang Jelas
- Desain Formulir: Sediakan formulir pendaftaran yang sederhana, hanya meminta informasi penting seperti nama, kontak, preferensi makanan, dan kebutuhan khusus.
- Kategorisasi Peserta: Bagi peserta berdasarkan kategori (misalnya, pembicara, sponsor, atau pengunjung umum) untuk mempermudah pengelolaan akses di venue.
- Konfirmasi: Kirim email konfirmasi setelah pendaftaran berhasil dilakukan.
- Siapkan Tim Sistem Registrasi Event di Lokasi
- Tim yang Kompeten: Rekrut tim registrasi event yang terlatih untuk membantu peserta di lokasi acara.
- Proses Check-in Cepat: Siapkan stasiun check-in yang efisien, lengkap dengan barcode scanner atau RFID untuk meminimalkan antrian.
- Counter Terpisah: Jika memungkinkan, sediakan counter khusus untuk pembicara, VIP, dan peserta yang sudah melakukan prapendaftaran.
- Komunikasikan Prosedur Sistem Registrasi dengan Jelas
- Sebelum Acara: Kirim informasi lengkap tentang proses sistem registrasi kepada peserta, termasuk lokasi, waktu, dan dokumen yang perlu dibawa.
- Papan Informasi di Lokasi: Tempatkan signage yang jelas di area registrasi event agar peserta tahu ke mana harus pergi.
- Tim Pendukung: Sediakan petugas yang siap membantu menjawab pertanyaan pada saat registrasi event.
- Optimalkan Feedback dan Evaluasi
- Form Feedback: Sediakan form untuk peserta memberikan masukan tentang pengalaman saat registrasi event.
- Review Proses: Setelah acara selesai, evaluasi proses registrasi event bersama tim untuk menemukan area yang bisa ditingkatkan.
- Analisis Data: Gunakan data pendaftaran untuk perencanaan acara selanjutnya, termasuk pola kedatangan dan tingkat partisipasi.
Dengan perencanaan matang, proses sistem registrasi event dapat berjalan dengan lancar, menciptakan kesan pertama yang positif dan mendukung keberhasilan sistem registrasi event MICE secara keseluruhan.
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
