MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) adalah elemen krusial dalam strategi bisnis dan pemasaran banyak perusahaan pada masa kini. Acara ini kerap menjadi tonggak penting dalam mencapai sasaran perusahaan. Maka dari itu, untuk melaksanakan kegiatan MICE yang sukses, diperlukan perencanaan yang baik dan eksekusi yang sempurna. Berikut beberapa tips agar acara MICE Anda berjalan lancar dan meninggalkan kesan positif.
- Perencanaan yang Matang
- Tentukan tujuan acara: Pastikan semua pihak terkait memahami tujuan utama kegiatan.
- Anggaran: Buat anggaran yang realistis dan fleksibel untuk mengantisipasi pengeluaran tak terduga.
- Jadwal: Susun jadwal terperinci, termasuk sesi kegiatan, istirahat, dan waktu penyelesaian.
- Pilih Lokasi yang Tepat
- Fasilitas lengkap: Pilih tempat yang menyediakan fasilitas sesuai kebutuhan, seperti ruang pertemuan, Wi-Fi, atau perangkat audio-visual.
- Aksesibilitas: Lokasi mudah dijangkau dan ramah bagi peserta (misalnya, tersedia parkir atau akses transportasi umum).
- Akomodasi: Jika acara berlangsung lebih dari satu hari, pastikan peserta dapat menginap dengan nyaman.
- Manajemen Peserta
- Sistem registrasi yang efisien: Gunakan platform sistem registrasi event MICE untuk pendaftaran peserta dan pengelolaan data.
- Konfirmasi kehadiran: Kirim pengingat sebelum acara, baik melalui email maupun pesan teks.
- Sambutan ramah: Siapkan meja registrasi dengan tim yang profesional untuk menyambut peserta.
- Kolaborasi dengan Vendor dan Mitra
- Vendor terpercaya: Pilih vendor yang berpengalaman seperti di Askara Live yang menyediakan platform sistem registrasi event menjadi lebih mudah.
- Komunikasi: Pastikan semua pihak yang terlibat memahami peran mereka dengan jelas.
- Gunakan Teknologi
- Alat presentasi: Pastikan semua perangkat teknologi, seperti proyektor, mikrofon, dan laptop, berfungsi dengan baik.
- Aplikasi acara: Pertimbangkan penggunaan aplikasi untuk membantu peserta mengakses agenda, peta lokasi, atau materi acara.
- Streaming: Jika melibatkan peserta jarak jauh, sediakan opsi streaming langsung.
- Tim yang Solid
- Susun tim: Bentuk tim yang bertanggung jawab atas berbagai aspek, seperti logistik, komunikasi, dan dokumentasi.
- Pelatihan: Pastikan semua anggota tim memahami tugas mereka dan siap menghadapi kemungkinan kendala.
- Komunikasi yang Efektif
- Jelas dan konsisten: Komunikasikan informasi acara dengan peserta, pembicara, dan tim jauh-jauh hari.
- Kontak darurat: Sediakan kontak yang dapat dihubungi untuk menangani pertanyaan atau masalah selama acara.
- Rencana Cadangan
- Antisipasi masalah: Siapkan solusi untuk kendala yang mungkin muncul, seperti gangguan teknis, cuaca buruk, atau keterlambatan.
- Fleksibilitas: Jangan terlalu kaku dengan jadwal, beri ruang untuk penyesuaian jika diperlukan.
- Dokumentasi dan Evaluasi
- Foto dan video: Rekam momen penting untuk kebutuhan promosi di masa depan.
- Feedback: Setelah acara selesai, kumpulkan masukan dari peserta untuk mengetahui apa yang perlu diperbaiki.
Dengan persiapan yang baik dan koordinasi yang efektif, kegiatan MICE Anda akan berkesan serta dapat berjalan dengan lancar dan sukses!
Tentang Askara & Co
PT Askara Connecting Indonesia (Askara & Co) berawal dari perusahaan IT Solution dengan nama Askara Studio. Sebagai cikal bakal Askara & Co, Askara
Studio yang didirikan pada tahun 2017 telah memperluas usaha ke bisnis registrasi event digital untuk Meeting, Incentive, Convention and
Exhibition (MICE) dengan mendirikan Askara Live. Pada tahun 2024, manajemen membentuk PT Askara Connecting Indonesia sebagai
perusahan induk bagi perusahaan-perusahaan di atas sekaligus untuk mengkonsolidasi bisnis Perusahaan. Bisnis Perusahaan terus
berkembang dengan mendirikan entitas anak perusahaan yaitu Askara Tiket, Askara Guard, Askara Rent dan Askara Talent.
